مبانی نظری بررسی شیوه های مدیریت پروژه ای در سازمانها با استاندارد PMBOK

در زمانه ای که برخورد انعطاف پذیر و مسئولانه با نیازهای در حال تغییر مشتریان جهت موفقیت در دنیای پر رقابت کسب و کار امری ضروری به نظر میرسد، جهت تمرکز بر اولویت ها، بررسی عملکرد، غلبه بر مشکلات و سازگاری با تغییرات می بایست از مدیریت پروژه کمک گرفت. با استفاده از مدیریت پروژه بهتر می توان زمام امور را در اختیار گرفت و با کمک تکنیک ها و ابزارهای آزمایش شده آن راحت تر به اهداف خوددر محدوده سازمانی و بودجه تعیین شده رسید. در ابتدای امر سازماندهی اقدامات در قالب پروژه ها زمان بر به نظر می رسد اما در بلند مدت صرفه جویی در وقت و کاهش ریسک شکست را به دنبال خواهد داشت.

در مورد اهمیت مدیریت پروژه هارولد کرزنر[1] در کتاب مدیریت پروژه خود گفته است :"نرخ سریع تغییرات تکنولوژی و بازار، تغییرات زیادی در شکلهای سازمانی ایجاد کرده است.ساختار سنتی به شدت بوروکراتیک است و تجربه نشان داده که جوابگوی تغییرات محیط نیست به این ترتیب مدیریت پروژه که ارگانیک بوده و قادر است به سرعت به شرایط محیط پاسخ دهد، باید جانشین ساختار سنتی شود."لینتز[2] ، دیگر صاحب نظر مدیریت پروژه در مقدمه کتاب خود با عنوان "مدیریت برای قرن بیست و یک " می گوید:" تفاوت وضعیت امروز با دیروز چیست؟امروزه تعداد ثابتها کمتر است. افراد و سازمانها برای پاسخ به چالشهای محیط تحت فشار شدیدی هستند. به هرحال مواجهه با هر چالشی و غلبه بر آن نیازمند دقت ، تلاش و تمرکزی است که سازمان و ساختار آن را در بر میگیرد. به همین دلیل استفاده از مدیریت پروژه در حال افزایش است.

"اشکال اساسی عملکرد نامناسب بسیاری از سازمان ها در مدیریت ضعیف و نگرش و عملکرد غیر سیستمی آنها نهفته است. بنا براین نیاز به نگرش سیستمی و ارائه ساختار سیستمی در این مقوله حس میشود تا با دیدی جامع تر که در برگیرنده مجموعه عوامل موثر در مدیریت پروژه است ، ابزاری مناسب در اختیار تیم های مدیریت پروژه قرار گیرد.نگاه سیستمی به مدیریت پروژه می تواند از بروز خطاهای بسیاری که نگرش مقطعی و منقطع به پروژه در اجرای آن پیش می آورد جلو گیری کند. امروزه اکثر انرژی و توان مدیریتی سازمانها صرف مدیریت پروژه های آنها می شود تا حفظ وضع موجود و فعلی، لذا با داشتن روش و متد موثر در مدیریت پروژه ها ، قسمت اعظم انرژی صرف شده مدیریت نیز هدفمند شده و به نتیجه می رسد.

از طرفی در برنامه ریزی استراتژیک پروژه، در نظر گرفتن تمامی مراحل چرخه عمر و الزامات آن تضمین کننده اجرای آن خواهد بود. ورسیدن به استانداردهای قابل قبول در انجام پروژه ، به دلیل استفاده از تکنیک های استاندارد در هر مرحله ، سطح مدیریت پروژه را از حالت سنتی به علمی ارتقا ء می دهد. در زمینه مدیریت پروژه یکی از استاندارد های مهم که به طور جهانی مورد استفاده قرار می گیرد استاندارد PMBOK می باشد که توسط موسسه PMIارائه گردیده است.استانداردPMBOK ، علاوه بر اینکه در بردارندۀ شیوهxadهای سنتیِ ثابت شدهxadای كه به صورت فراگیر به كار گرفته می شود هست ، شامل علوم ابتکاری و شیوهxadهای پیشرفتهxadای كه پیش از این دامنه استفاده از آنها محدودتر بوده، نیز هست. دانش و شیوهxadهای موجود در استاندارد PMBOK در بیشتر پروژه xadها و اغلب مواقع قابل اجرا بوده و بر سودمندی و ارزش آنها اثبات گردیده است.

امروزه استاندارد PMBOK، مرجعی اصلی برای تمام موسسات وافرادی که به گونه ای با مدیریت پروژه در ارتباط می باشند ، بوده و از آن در جهت راهبرد علمی و اصولی پروژه ها استفاده می شود. بدین ترتیب استفاده ازعلم مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه ها به جای روش های سنتی و در آن راستا استفاده از استاندارد PMBOK ضروری به نظر می رسد. از این رو طراحی سامانه ای که بتواند چارچوبی نظام مند وسیستماتیک برای مدیریت پروژه ارائه نماید و سپس با تشخیص فاصله وضعیت مطلوب و موجود مارا در رسیدن به وضعیت مطلوب یاری نماید ضروری به نظر می رسد، از آنجاییکه این سامانه براساس استاندارد می باشد تنها به بررسی آن دسته از فرآیند های سازمان که در امر مدیریت پروژه موثر ند و در این حوزه کاربرد دارند ، می پردازد که این امر باعث صرفه جویی در وقت و هزینه می گردد. از طرف دیگراین سامانه نقاط ضعف و قدرت سازمان ها را مشخص می نماید که در نتیجه با استفاده از این موضوع می توان نقاط قوت را تقویت نموده و به رفع نقاط ضعف سازمان پرداخت. در واقع با این کار مسیری میان بر جهت استقرار مدیریت پروژه فراهم می آید.