مبانی نظری و پیشینه تحقیق عملکرد سازمانی

سازمان یک نهاد اجتماعی است که دارای هدف می باشد و سیستمی است که به سبب داشتن یک ساختار آگاهانه فعالیتهای خاصی را انجام می دهد و دارای مرزهای شناخته شده ای است. (دفت 1374، ص 96) این تعریف 4رکن اساسی دارد که به اختصار به آن می پردازیم:

1-نمادهای اجتماعی: سازمان از مردم و گروههای انسانی تشکیل می شود. افراد و نقشهایی که آنها ایفا می کنند از اجزای اصلی تشکیل دهنده سازمان هستند.

2-دارای هدف بودن: موجودیت هر سازمان برای تامین هدف خاصی است. هر سازمان و اعضایش همواره در پی تامین یک هدف، مقصود با انجام ماموریت خاصی هستند.

3-سیستم با ساختار آگاهانه: معنی یک سیستم فعال این است که سازمان مزبور کارها و فعالیتهای خاصی را انجام میدهد. سازمانهای تخصصی به صورتی آگاهانه به چندین بخش و دایره (برای انجام دادن یک مجموعه از فعالیتهای خاصی) تقسیم می شوند.

4-مرزهای مشخص: مرزهای سازمان تعیین کننده عوامل و ارکان درونی و برونی آن هستند در سازمان عضویت، نقش تعیین کننده دارد و مرز سازمان بوسیله عضو یا اعضاء مشخص میشود. (همان منبع)

حال به عوامل موثر بر عملکرد سازمانی می پردازیم: 

1-ساختار سازمانی 2- محیط سازمانی 3- سیاست ها و رویه های سازمانی 4-فرهنگ سازمانی 

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی در نمودار سازمان نمایان است. نمودار سازمانی یک نهاد قابل رویت، از کل فعالیتها و فرآیندهای سازمانی است. در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود که اینک به آنها می پردازیم.

1-ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی در سازمان است. آن نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می نماید.

2-ساختار سازمانی تعیین کننده ا فرادی است که بصورت گروهی در دوایر کار میکنند و گروهبندی یا تقسیم بندی دوایر است که در کل سازمان وجود دارد.

3-ساختار سازمانی در برگیرنده طرح سیستم ها می شود که بوسیله آنها فعالیتهای همه دوایر هما هنگ و یکپارچه می گردد. و در نتیجه سیستم ارتباط موثر (در سازمان) تضمین خواهد شد.

و مینتز برگ ساختار سازمانی را اینگونه بیان می کند: ساختار یک سازمان را میتوان مجموعه راههایی دانست که طی آنها فعالیتهای سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم و میان این وظیفه ها هماهنگی تامین می شود (مینتزبرگ، 1371: 3) . 

با توجه به تعاریف فوق الذکر ساختار سازمان بایستی منعکس کننده اهداف و برنامه ها باشند. و اجزای ساختار باید بگونه ای برگزیده شود که ضمن حفظ سازگاری داخلی یا هماهنگی، با وضع سازمان یعنی اندازه و پیشینه محیط فعالیت و نظام مورد بهره گیری نیز سازگار باشد. 

تاثیر ساختار بر عملکرد:

با توجه به ساختار سازمان میتوان نوع رفتار کارکنان را توجیه کرد یا پیش بینی نمود. یعنی علاوه بر عوامل فردی و گروهی، روابط ساختاری که در سازمان بین افراد بوجود می آید بر نوع نگرش ورفتار آنها اثرات زیادی می گذارد. مبنای این بحث که ساختار بر نگرش و رفتار فرد اثر می گذارد چیست؟ نگرش فرد و آنچه باعث بهبود عملکرد وی می گردد به این امر بستگی دارد که ساختار سازمانی تا چه اندازه میتواند ابهامات را از بین ببرد و برای عضو سازمان مطالب زیر را روشن کند:

«از من انتظار می رود که چه کاری را انجام دهم؟» «از من انتظار می رود که کار را چگونه انجام دهم؟» «گزارش کار خود را به چه کسی بدهم؟» «اگر مشکلی داشتم به چه کسی مراجعه کنم؟»

بدیهی است که ساختار، محدودیتهایی را بر کارکنان اعمال میکند و کارهایی را که انجام میدهند تحت کنترل قرار میدهد، برای مثال اگر ساختار سازمان به گونه ای باشد که کارها بسیار مهم و تخصصی باشند رعایت دقیق زنجیره فرماندهی، تفویض نکردن اختیارات و محدود بودن حوزه یا قلمرو کنترل موجب میشود که کارکنان از آزادی عمل بسیار اندکی برخوردار شوند. در چنین سازمان هایی کارها به شدت کنترل می شود، فرد بایستی در یک محدوده مشخص کار کند و دارای رفتارهای محدود باشد. برعکس اگر ساختار سازمان به گونه ای باشد که حول محور تخصص تنظیم نشده باشد، امور بسیار رسمی نبوده و حوزه یا قلمرو کنترل گسترده می باشد، کارکنان از آزادی عمل بیشتری برخوردار خواهند بود و میتوانند رفتارهای گوناگون و متنوعی داشته باشند. بطور کلی عوامل: استراتژی، اندازه سازمان، تکنولوژی و محیط از جمله عواملی هستند که نوع ساختار سازمان را تعیین میکنند.(مکانیکی و ارگانیکی)

محیط سازمانی:

معنی واژه محیط، نامحدود است و آن شامل همه چیزهایی می شود که در خارج از سازمان قرار دارند. ولی تجزیه و تحلیلی که در آن جا صورت می گیرد تنها جنبه هایی از محیط مورد توجه است که سازمان نسبت به آنها حساسیت دارد و برای بقاء و ادامه فعالیت خود باید در برابر آنها از خود واکنش نشان دهد. از این رو محیط سازمان را به اینصورت تعریف می کنیم. 

تمام عواملی که در خارج از مرز سازمان وجود دارند و بر تمام یا بخشی از سازمان اثرات بالقوه می گذارند (دفت، 1374: 235) . 

محیط از چندین بخش که ارکان یا عوامل مشابهی دارند تشکیل می شوند. در هر سازمانی میتوان این بخشها را مشاهده کرد. آنها عبارتند از: صنعت، مواد اولیه، منابع انسانی، منابع مالی، بازار، تکنولوژی، شرایط اقتصادی، دولتی، اجتماعی، فرهنگی و بین المللی و ابعاد محیط را میتوان به انواع نامطمئن، ساده یا پیچیده و محیط پایدار یا ناپایدار تقسیم نمود.

تاثیر محیط بر عملکرد سازمان

محیط خارجی به شیوه کارکرد سازمان و پدیده عدم اطمینان که مدیریت با آن روبه رو می شود اثرات شدید دارد. معمولا سازمان ها بصورت سیستم های باز اجتماعی میباشند. بیشتر آنها با صدها عامل خارجی سروکار دارند. تغییر و پیچیدگی محیط نقش بسیار مهمی در طرح ریزی و عمل سازمان ها دارند. محیطهای سازمانی از نظر عدم اطمینان و وابستگی به منابع متفاوتند. عدم اطمینان نتیجه دو بعد پایدار – ناپایدار و ساده – پیچیده بودن محیط است و کمبود مواد ومنابع مالی باعث وابستگی سازمان به منابع خارجی می شود.  زمانی که محیط مورد توجه قرار گیرد طرح ریزی سازمان برمبنای اصول منطقی صورت می گیرد. از طرفی همانگونه که بیان شد محیط سازمان از نیروها یا نهادهایی تشکیل میشود که خارج از آن قرار دارند و بصورت بالقوه بر عملکرد سازمان اثر می گذارند.محیط میتواند بر ساختار اثرات شدید بگذارد.